Бесплатные шаблоны для управления проектами в Excel

Шаблон диаграммы Ганта для проекта

Организуйте и отслеживайте простые проекты и сроки на горизонтальной гистограмме с помощью этого шаблона диаграммы Ганта для проекта. Введите названия задач, даты начала и окончания, а также продолжительность задач, чтобы создать обзор временной шкалы проекта, определить зависимости и отслеживать деятельность и прогресс проекта.

Шаблон для отслеживания проекта

Управляйте информацией о проекте и обновляйте ее, чтобы отслеживать ход выполнения проекта с помощью этого шаблона отслеживания. Записывайте действия, статус, приоритеты, сроки выполнения, затраты, затраченное время и другие данные для вашего проекта.

Шаблон плана проекта (гибкая методология)

Визуально управляйте расписаниями проектов, спринтами и продолжительностью задач, отслеживайте требования, устанавливайте сроки и упорядочивайте ресурсы, чтобы гарантировать своевременное завершение всех спринтов с помощью этого шаблона плана проекта Agile.

Повышение эффективности благодаря Smartsheet

В отличие от традиционных электронных таблиц, Smartsheet позволяет переключать представления одних и тех же данных. Создавайте, редактируйте и публикуйте задачи, используя ваш любимый макет, а затем переключайтесь между представлениями сетки, вкладки, диаграммы Ганта и календаря.

Шаблон бюджета проекта

Сохраняйте свой проект в рамках бюджета, отслеживая затраты на рабочую силу, материалы, фиксированные затраты и численность персонала. Контролируйте дополнительные расходы, выявляйте отклонения бюджета и держите всех участников и заинтересованных сторон в курсе последних событий с помощью этого простого в использовании шаблона.

Шаблон списка задач

Документируйте важные действия на каждую неделю, каждый день или даже каждый час с помощью этого удобного шаблона. Организуйте свою личную и рабочую деятельность так, чтобы вы могли сосредоточиться на тех, которые имеют наивысший приоритет, и пересмотреть свои действия на следующей неделе.

Шаблон временной шкалы проекта

С помощью этой модели вы можете отслеживать прогресс, выявлять потенциальные задержки и предвидеть проблемы. Отслеживайте фактическое время, необходимое для выполнения каждой задачи, чтобы не отставать от графика.

Шаблон для отслеживания проблем

Этот шаблон поможет вам определить, как потенциальные проблемы могут повлиять на время выполнения проекта, и решить любые возникающие проблемы. Назначьте кого-нибудь для решения проблем по мере их возникновения, чтобы избежать задержек и обеспечить подотчетность.

Шаблон табеля учёта рабочего времени для проекта

Распределяйте ресурсы в рамках проекта и управляйте ими, чтобы все участники и заинтересованные стороны знали, кто над чем работает. Отслеживайте доступность ресурсов на неделю или месяц вперед и управляйте несколькими проектами одновременно, не перераспределяя ресурсы.

Шаблон для отслеживания проектных рисков

Определите с помощью этого шаблона любые риски проектирования, включая неправильно определенную область действия и неправильно установленные зависимости. Выявляйте и устраняйте риски на ранней стадии проекта, прежде чем они успеют повлиять на затраты и сроки выполнения. Сообщайте всем заинтересованным сторонам о возможных проблемах.

Панель мониторинга для управления проектами

Быстро сообщайте о текущем статусе проекта ключевым заинтересованным сторонам и заинтересованным сторонам и делитесь общим статусом. Предоставьте информацию о прогрессе и важные данные.

Как работать с диаграммами

После того, как диаграмма создана, вы можете начать работу с ней, а также настроить ее внешний вид. Для этого перейдите во вкладку «Дизайн». Здесь вы можете настроить различные параметры создаваемой диаграммы, например, изменить стиль оформления, изменить тип, подтип и т.д.

Например, чтобы изменить тип диаграммы и его подтип, нажмите кнопку «Изменить тип диаграммы» и выберите то, что нам нужно, в открывшемся списке.

Нажав кнопку «Добавить графику», вы можете расширить список действий, которые помогут вам детально настроить графику.

Вы также можете использовать инструмент Quick Layout для быстрой настройки. Существуют различные варианты построения диаграммы, и вы можете выбрать тот, который лучше всего подходит для ваших целей.

помимо столбцов, очень полезно иметь конкретное значение данных для каждого из них. В этом нам поможет функция подписи данных. Открываем список, нажав на кнопку «Добавить графический элемент», здесь выбираем пункт «Метки данных», а затем — понравившийся вариант (в нашем случае — «По краю, снаружи”).

Готово, теперь наша диаграмма не только наглядная, но и информативная.

Изменение стиля

Вы можете использовать предопределенные стили, чтобы изменить внешний вид диаграммы. Для этого выделите его и выберите появившуюся вкладку «Дизайн», в которой находится область «Стили графики».

Часто доступно достаточно моделей, но если вы хотите большего, вам нужно определить свой собственный стиль. Это можно сделать, щелкнув правой кнопкой мыши на переменном объекте диаграммы, выбрав в меню пункт «Имя_элемента» и изменив его параметры в диалоговом окне.

Обратите внимание, изменение стиля не меняет саму структуру, т.е элементы схемы остаются прежними.

Приложение позволяет быстро перестраивать структуру с помощью быстрых макетов, которые находятся на той же вкладке.

Как и в случае со стилями, каждый элемент можно добавлять или удалять по отдельности. В Excel 2007 для этого есть дополнительная вкладка «Макет», а в Excel 2013 эта функция перенесена на ленту вкладки «Дизайн» в области «Макет диаграммы».

Настройка размера шрифтов диаграммы

Если вам кажется, что размер шрифта на диаграмме слишком мал, вы можете изменить его. Для этого щелкните правой кнопкой мыши, например, подпись данных, выберите «Шрифт…» из выпадающего меню…”.

Здесь вы можете внести необходимые изменения и сохранить их, нажав «ОК”.

Оптимальные шаблоны для управления проектами любого размера

Модель управления проектами — это эффективный инструмент для управления любым проектом: большим или маленьким, простым или сложным. Даже если окончательные результаты не очень значимы, все равно необходимо оценить время, необходимое для выполнения каждой задачи, определить необходимые ресурсы и назначить задачи каждому члену команды. Вот почему важно найти правильное решение для управления проектами, чтобы работа была завершена вовремя и в рамках бюджета.

Одним из таких решений является Smartsheet, платформа для совместной работы, которая позволяет крупным предприятиям и небольшим командам быстро воплощать идеи в жизнь. Ведущие руководители проектов полагаются на Smartsheet для координации ресурсов, программ и усилий сотрудников при выполнении своей работы.

Стандартизируйте ключевые элементы проекта, ускорьте выполнение задач и упростите совместную работу с помощью масштабируемых решений Smartsheet, которые можно настроить в соответствии с потребностями вашей организации. Держите подотчетность — свою и всю команду — обеспечьте четкое представление о приоритетах и ​​держите все под контролем. Узнайте, насколько просто использовать шаблон управления проектами в Smartsheet.

Диаграмма с процентами

Для диаграмм, где данные должны отображаться в процентах, лучше всего подходит круговая диаграмма.

1. Следуя тому же принципу, что описан выше, создайте таблицу и выберите область, которую нужно преобразовать в диаграмму. Затем перейдите на вкладку «Вставка» и выберите тип «Круговая диаграмма» соответственно”.
   
2. По завершении предыдущего шага программа автоматически направит вас на вкладку «Строитель» для работы с вашей диаграммой. Просмотрите предложенные макеты и выберите диаграмму со значками в процентах.
   
3. Собственно, это и все. Работа завершена над круговой диаграммой, показывающей процент данных.
   

Тренд Excel

Каждой строке графика можно задать собственный тренд. Они нужны для определения основного направления (тренда). Но для каждого отдельного случая должна применяться другая модель.

Выберите ряд данных, для которого хотите создать тренд, и щелкните его правой кнопкой мыши. В появившемся меню выберите пункт «Добавить линию тренда…».

Для определения подходящей модели используются различные математические методы. Кратко рассмотрим ситуации, в которых лучше применять определенный тип тренда:

• Экспоненциальный тренд. Если значения по вертикальной (Y) оси увеличиваются с каждым изменением по горизонтальной (X) оси).
• Линейный тренд используется, если значения Y имеют примерно одинаковую вариацию для каждого значения X.
• Логарифмический. Если изменение оси Y замедляется при каждом изменении оси X.
• Полиномиальный тренд применяется, если изменения Y происходят как вверх, так и вниз. Эти данные описывают цикл. Подходит для анализа большого набора данных. Степень тренда выбирается исходя из количества пиков в цикле:
  • 2 класс — пик, т.е половина цикла;
  • 3 класс — полный цикл;
  • 4 класс — полтора цикла;
  • так далее
• Склонность к власти. Если изменение Y растет примерно с одинаковой скоростью при каждом изменении X.

Линейная фильтрация. Не применимо для прогнозов. Используется для сглаживания изменений Y. Вычисляет среднее отклонение между точками. Если в настройках тренда параметр точки установлен на 2, выполняется усреднение соседних значений оси X, если 3, то после одного, 4 после — два и т.д.

Смешанный тип диаграмм

Excel позволяет комбинировать разные типы в одной диаграмме. Например, совместимы тип диаграммы и гистограмма.

Для начала все строки построены с использованием одного типа, поэтому меняйте для каждой строки отдельно. Щелкнув правой кнопкой мыши по нужной серии, из списка выберите пункт «Изменить тип графика для серии…», затем «Гистограмма».

Иногда из-за больших различий в значениях ряда диаграмм невозможно использовать единую шкалу. Но можно добавить альтернативный масштаб. Перейдите в меню «Форматировать ряд данных…» и в разделе «Параметры серии» установите флажок «На малой оси».

Теперь диаграмма выглядит так:

Типы диаграмм

График

Идеально подходит для визуализации изменений объектов с течением времени и выявления тенденций.
Пример визуализации динамики общих затрат и доходов компании за год:

Гистограмма

Подходит для сравнения нескольких элементов и изменения их отношения с течением времени.
Пример ежеквартального сравнения показателя эффективности двух отделов:

Круговая

Цель — сравнить пропорции предметов. Невозможно просмотреть динамику.
Пример доли продаж каждой товарной категории в общем объеме продаж:

Диаграмма с областями

Подходит для визуализации динамики различий между объектами во времени. При использовании этого типа важно соблюдать порядок строк, поскольку они перекрывают друг друга.

Допустим, вы хотите просмотреть загруженность отдела продаж и охват его персоналом. Для этого показатели потенциала и загруженности сотрудников сведены к общему масштабу.

Поскольку для нас очень важно точно увидеть потенциал, эта серия отображается в первую очередь. На диаграмме ниже видно, что с 11:00 до 16:00 отдел не справляется с потоком клиентов.

Точечная

это система координат, в которой положение каждой точки определяется значениями по горизонтальной (X) и вертикальной (Y) осям. Это хорошо, когда значение (Y) объекта зависит от определенного параметра (X).

Пример отображения тригонометрических функций:

Поверхность

Этот тип диаграммы состоит из трехмерных данных. Его можно было бы заменить несколькими строками гистограммы или диаграммы, если бы не было особенностей: он не подходит для сравнения значений рядов, дает возможность сравнивать значения друг с другом в определенном состоянии. Весь диапазон значений разбит на поддиапазоны, каждый из которых имеет свою тень.

Биржевая

Название говорит о том, что этот тип диаграмм идеально подходит для визуализации торговой динамики на фондовой бирже, но его также можно использовать для других целей.

Обычно эти графики показывают коридор колебаний (максимальное и минимальное значение) и окончательное значение за данный период.

Лепестковая

Особенность этого типа графика в том, что горизонтальная ось значений находится в окружности. Следовательно, это позволяет более четко видеть различия между объектами в нескольких категориях.

На следующей диаграмме показано сравнение 3 организаций в 4 областях: доступность; Ценовая политика; Качество продукции; Внимание к заказчику. Видно, что компания X является лидером в первой и последней области, компания Y — по качеству продукции, а компания Z предлагает лучшие цены.

Также можно сказать, что компания X является лидером, потому что площадь ее фигуры на диаграмме самая большая.

Элементы диаграммы

По умолчанию диаграмма состоит из следующих элементов:

• Серии данных — имеют основную ценность, так как отображают данные;
• Легенда — содержит названия линий и пример их оформления;
• Тузы — шкала с определенной ценой промежуточных делений;
• Область графика: это фон для ряда данных;
• Линии сетки.

В дополнение к упомянутым выше пунктам, как вы можете добавить:

• Графические заголовки;
• Линии проекции — линии, спускающиеся с ряда данных по горизонтальной оси;
• Линия тренда;
• Метки данных — это числовое значение для точки данных в серии;
• И другие элементы используются нечасто.