EXCEL как работать с таблицами пошагово инструкция для чайников

Начало работы в Excel

Microsoft Excel удобен для заполнения таблиц и выполнения расчетов. Рабочая область — это набор ячеек, которые вы можете заполнить данными. Позже — для форматирования, использования для создания диаграмм, графиков, сводных отчетов.

Работа с таблицами Excel для начинающих пользователей на первый взгляд может показаться сложной. Он существенно отличается от принципов построения таблиц в Word. Но начнем с малого: создание и форматирование таблицы. А к концу статьи вы уже поймете, что лучшего инструмента для создания таблиц Excel нет.

Элементы разметки страницы

Вкладка «Макет страницы» пригодится вам только в том случае, если лист, созданный в будущем, должен пойти на печать. Здесь вы найдете настройки страницы, сможете изменить ее размер, ориентацию, указать область печати и внести другие изменения. Большинство доступных инструментов подписаны, и проблем с их использованием не возникнет. Учтите, что при внесении изменений вы можете нажать комбинацию клавиш Ctrl + Z, если вдруг что-то сделали не так.

КАК СОЗДАТЬ ТАБЛИЦУ В EXCEL ДЛЯ ЧАЙНИКОВ. Пошагово

Работа с электронными таблицами в Excel для чайников идет неспешно. Есть много способов создать таблицу, и для конкретных целей каждый метод имеет свои преимущества. Поэтому сначала визуально оценим ситуацию.

Внимательно посмотрите на электронную таблицу:

Это много ячеек в столбцах и строках. В основном таблица. Столбцы обозначены латинскими буквами. Строки — цифрами. Если мы распечатаем этот лист, мы получим пустую страницу. Без границ.

Сначала научимся работать с ячейками, строками и столбцами.

Видео на тему: Excel для начинающих

Как выделить столбец и строку

Чтобы выделить весь столбец, нажмите на его название (латинскую букву) левой кнопкой мыши.

Для выбора строки — по названию строки (по номеру).

Чтобы выбрать несколько столбцов или строк, щелкните имя левой кнопкой мыши, удерживайте и перетащите.

Чтобы выбрать столбец с помощью горячих клавиш, поместите курсор в любую ячейку нужного столбца — нажмите Ctrl + Пробел. Для выделения строки — Shift + Пробел.

Видео на тему: ТОП 15 лучших трюков Excel

Как изменить границы ячеек

Если при заполнении таблицы информация не умещается, необходимо изменить границы ячеек:

• Перемещайтесь вручную, щелкая границу ячейки левой кнопкой мыши.

• Когда в ячейке написано длинное слово, дважды щелкните границу столбца / строки. Программа автоматически расширит границы.

• Если вам нужно сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, используйте кнопку «Вернуться» на панели инструментов.

Чтобы изменить ширину столбца и высоту строки одновременно в определенном диапазоне, выберите область, увеличьте 1 столбец / строку (переместите ее вручную) — размер всех выбранных столбцов и строк изменится автоматически.

Примечание. Чтобы вернуться к предыдущему размеру, вы можете нажать кнопку «Отменить» или сочетание клавиш CTRL + Z. Но это работает, когда вы делаете это сразу. Позже это не поможет.

Чтобы вернуть линиям исходные границы, откройте меню инструментов: «Главная» — «Формат» и выберите «Настроить высоту линии»

Этот метод не актуален для столбцов. Нажмите «Формат» — «Ширина по умолчанию». Вспомним эту цифру. Выберите любую ячейку в столбце, границы которой нужно «вернуть». Снова «Формат» — «Ширина столбца» — вводим показатель, заданный программой (как правило, это 8,43 — количество знаков в шрифте Calibri размером 11 пунктов). OK.

Как вставить столбец или строку

Выберите столбец / строку справа / ниже, куда вы хотите вставить новый диапазон. То есть столбец появится слева от выбранной ячейки. И линия выше.

Нажмите правую кнопку мыши — в выпадающем меню выберите «Вставить» (или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL + SHIFT+»=»).

Отмечаем «столбик» и нажимаем ОК.

Совет. Чтобы быстро вставить столбец, выберите столбец в нужном месте и нажмите CTRL + SHIFT+»=».

Все эти навыки пригодятся при создании электронной таблицы в Excel. Придется расширять границы, добавлять строки / столбцы по мере работы.

Как удалить лишнюю строку?

Если вам нужно выбрать одну или несколько строк, вы можете сделать следующее: выбрать одну или несколько строк, которые хотите удалить. Для этого щелкните число в левой части окна, чтобы выбрать строку. Если вы удаляете несколько строк, удерживая клавишу Ctrl, выберите нужные строки. Когда линии будут выделены, щелкните их правой кнопкой мыши и выберите «Удалить линии».

Работа с лишними пробелами

Когда вы вставляете числовые значения из другого документа путем копирования, в ячейках появляются дополнительные пробелы.

Это проявляется в форматировании: числа с пробелами программа воспринимает как текст

Следовательно, выравнивание будет выровнено по левому краю.

Вы можете удалить пробелы в ячейках Excel следующим образом:

Перейдите на вкладку «Главная».

Рекомендуется сразу выделить весь диапазон ячеек и ввести скопированное пространство в появившемся меню. Затем нажмите «Заменить все».

Основные элементы редактирования

Работа только в Excel означает использование встроенных элементов редактирования, которые наверняка пригодятся при создании таблиц. Мы не будем на них останавливаться, так как большинство предлагаемых инструментов знакомы любому пользователю, который хоть раз сталкивался с подобными элементами в одном и том же текстовом редакторе Microsoft.

На вкладке «Главная» вы увидите все упомянутые инструменты. С их помощью вы можете управлять буфером обмена, изменять шрифт и его формат, использовать выравнивание текста, удалять лишние десятичные знаки в числах, применять стили ячеек и сортировать данные через раздел «Редактировать».

Пример работы в программе Microsoft Excel

Самый простой способ научиться работать в Excel — это учиться на примере. Рассчитываем ежемесячную арендную плату. Сразу скажу: условный пример, ставки и объемы потребляемых ресурсов условны.

Установите курсор в столбец A, рис. 8,
и щелкните по нему левой кнопкой мыши. В открывшемся меню нажмите на пункт «формат ячейки…». В следующем открывшемся меню рис.9
во вкладке «Число» выберите пункт «Текст». В этом столбце мы напишем название услуг.

Из второй строки пишем:
Электричество
Холодная вода
Вывоз твердых бытовых отходов
Обогрев

Наши надписи идут в столбец B. Ставим курсор на границу между столбцами A и B, он превращается в черточку с двумя стрелками влево и вправо. Нажмите левую кнопку мыши и, сдвинув границу вправо, увеличьте ширину столбца A на рис.10.
Поместив курсор в столбец B, нажмите левую кнопку мыши и, двигаясь вправо, выберите столбцы B, C, D. Щелкнув выделенную область правой кнопкой мыши, рис. 11,
в открывшемся меню во вкладке «Число» выберите формат «Числовой”.
В ячейке B1 пишем «Тариф», в C1 «Объем», D1 «Сумма» рис.12.
В ячейку B2 тарифа «Электроэнергия» вводим тариф, в ячейку C2 — объем, количество киловатт потребляемой электроэнергии.
В B3 тариф на воду, в C3 объем — количество потребленных кубометров воды.
В В4 — ставка за вывоз ТБО, в С4 — размер квартиры (если ставка зависит от площади, или от количества проживающих, если ставка зависит от количества человек).
В Б5 тариф на тепловую энергию, в Б5 — площадь квартиры (если тариф зависит от площади).
Мы находимся в ячейке D2 на рис. 13,
напишите формулу «= B2 * C2» и нажмите. Результат, показанный на Рисунке 14, появится в ячейке D2.
Вернемся к ячейке D2 на рис.15.
Переместите курсор в правый нижний угол ячейки, где находится точка. Курсор изменится на крестик. Нажмите левую кнопку мыши и перетащите курсор вниз к ячейке D5. Копируем формулы из ячейки D2 в ячейку D5 и сразу видим в них результат рис.16.
В ячейке D2 мы написали формулу «= B2 * C2», если мы находимся в ячейке D3 на рис. 17,
поэтому мы увидим, что при копировании в строку формул он изменился на «= B3 * C3», в ячейке D4 будет формула «= B4 * C4», в D5 «= B5 * C5». Это относительные ссылки, вскоре после этого — абсолютные.

Формулу написали вручную. Я покажу вам еще один способ представить формулу. Подсчитываем конечный результат. Ставим курсор в ячейку D6, чтобы вставить туда итоговую формулу. В строке формул на рис. 18
щелкните левой кнопкой мыши на метке функции, отмеченной цифрой 1, в открывшемся меню выберите функцию «СУММ», отмеченную цифрой 2, ниже (отмеченной цифрой 3) есть предложение о том, что делает эта функция. Затем нажмите «ОК». Откроется окно аргументов функции (рис. 19, стр,
где по умолчанию предлагается диапазон добавляемых аргументов (цифры 1, 2). Если ассортимент нас устраивает, нажмите «ОК». Следовательно, получаем результат рис.20.
Вы можете сохранить книгу под любым именем. В следующий раз, чтобы узнать сумму, просто откройте ее, введите объемы потребления на следующий месяц и мы сразу получим результат.

Как вставить строку между строк?

Допустим, мы заполнили столбцы, но посередине нужно вставить еще одну строку. Для этого поместите курсор в левой части окна на номер строки, над которой вы хотите разместить другую строку, затем щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите «Вставить строки» в появившемся окне. Над выбранной строкой появится новая пустая строка.

Редактирование значений в ячейке

Чтобы изменить данные в ячейке, просто выберите ее левой кнопкой мыши и введите необходимую информацию, нажмите «Enter» на клавиатуре, и данные сохранятся.

Строка формул также доступна для редактирования, она расположена непосредственно над рабочей областью программы. Чтобы редактировать с помощью панели формул, вы должны сначала выбрать ячейку — данные сразу появятся в строке. Вводим в него данные и нажимаем «Enter». Если вам нужно удалить значение в ячейке, выберите его и нажмите кнопку «Удалить» на клавиатуре. Чтобы переместить ячейку, выделите ее, нажмите комбинацию клавиш «Ctrl + X» на клавиатуре и вставьте ее с комбинацией «CTRL + V» в нужное место. Точно так же можно перенести несколько ячеек, предварительно выделив каждую.

Иногда значение не помещается в ячейку — для этого нужно увеличить размер строки или столбца. В границах рабочего поля, где расположены ячейки, находятся их названия: «А1», «В1» и так далее. Чтобы изменить размер, поместите курсор на край ячейки и растяните его в нужном направлении до необходимого размера.

Нумерация ячеек и строк

Есть несколько способов автоматической нумерации строк в Excel. Самый простой из них — перетащить пользовательский индикатор.

В Excel вы можете нумеровать ячейки следующим образом:

• Введите (два) числовых значения в соответствующие ячейки по порядку.

Также вы можете установить порядок четных чисел. Для этого в эти ячейки вставляются значения «2» и «4» (при перетаскивании маркера последующие ячейки будут заполнены числами «6», «8» и так далее).

Нажмите левую кнопку мыши на этом квадрате и перетащите индикатор вниз до необходимого количества ячеек, увеличивая этот блок. Значения автоматически заполнят выделенную область в требуемой последовательности.

Также вы можете писать числа в ячейках, расположенных в соседних столбцах. Затем перетащите маркер вдоль линии, заполняя ее

Создаем таблицу с формулами Excel

Перед созданием таблицы давайте подумаем о ее визуальном расположении, названии заголовка, столбцах, столбцах, строках. Мы вставляем все данные, практически применяя уже полученные знания, то есть изменяя содержимое ячеек и расширяя их границы.

У нас есть столбец «Стоимость», где соответственно должны отображаться числовые значения по результатам цены и количества позиций. Чтобы заполнить столбец «Стоимость», нам нужно вставить формулу Excel, чтобы программа автоматически вычисляла результат столбцов B и C. В строке «Стоимость» в каждой ячейке вставьте знак «=». Программа готова к вводу формулы. Выделите ячейку «B2», поставьте знак умножения «*», выберите ячейку «C2» и нажмите «Enter» на клавиатуре. Программа автоматически показала значение «1000» — это стоимость 100 шариковых ручек по цене 10 рублей каждая — все правильно и логично. Вперед, продолжать.

Теперь, чтобы не заполнять формулами каждую ячейку, наведем курсор на ячейку с формулой так, чтобы появился крестик, обозначающий включение маркера автозаполнения. Вам нужно зацепить его левой кнопкой мыши и подвести к концу столбца: так мы скопируем формулу по всему столбцу, чтобы не вводить значения каждый раз по-новому.

Отметим, что в каждой строке столбца «Стоимость» сформирована стоимость количества позиций с учетом цены 1 единицы. Теперь нам нужно для удобства украсить наш стол, разметив его края. Для этого выделите все ячейки в таблице, нажмите кнопку «Границы» на верхней панели управления и нажмите функцию «Все границы». Эти таблицы теперь можно форматировать так же, как в Word. Получилось следующее:

Самый простой способ создать таблицу — просто вставить ее, как в Word. Нажимаем комбинацию горячих клавиш «CTRL + T», у нас откроется окно с просьбой ввести диапазон данных. Такая таблица достаточно умная, в ней уже есть заголовки, но вы можете редактировать их и перемещать элемент в любое удобное место.

Мы открыли готовый фрейм, куда нужно ввести свои данные. Здесь также можно добавлять столбцы или строки, изменять название заголовка. Поэкспериментируйте, ведь вы всегда можете вернуться, используя соответствующую стрелку в верхнем левом углу панели управления.

На основе таблиц опытные пользователи создают схемы, диаграммы, модели, но это отдельная история, которую мы рассмотрим «здесь». Умные таблицы с помощью инструмента «Вставка» намного практичнее и удобнее для редактирования и создания дополнительных модулей.

В общем, в Excel нет ничего сложного, как только вы начнете разбираться в основных инструментах редактора, он обратится к более профессиональным функциям, которые позволят вам организовать данные, упростив работу сотрудников и организации в ее совокупности.

Пошаговое создание таблицы с формулами

• Заполняем вручную шапку — названия столбцов. Вводим данные — заполняем строки. Полученные знания сразу применяем на практике: расширяем границы столбцов, «подбираем» высоту строк.

• Чтобы заполнить столбец «Стоимость», поместите курсор в первую ячейку. Пишем «=». Итак, мы отправляем отчет в Excel — здесь будет формула. Выберите ячейку B2 (с первой ценой). Введите знак умножения (*). Выберите ячейку C2 (с количеством). Жмем ENTER.

• Когда мы перемещаем курсор в ячейку с формулой, в правом нижнем углу сформируется крестик. Наведите указатель мыши на маркер автозаполнения. Берем его левой кнопкой мыши и перетаскиваем в конец столбца. Формула будет скопирована во все ячейки.

• Размечаем края нашего стола. Выберите диапазон данных. Нажмите кнопку: «Главная» — «Границы» (на главной странице в меню «Шрифт»). И выберите «Все края».

Края столбцов и строк теперь будут видны при печати.

Используя меню «Шрифт», вы можете форматировать данные в электронной таблице Excel, как в Word.

Измените, например, размер шрифта, сделайте заголовок «жирным». Вы можете установить текст по центру, назначить расстановку переносов и т.д.

КАК СОЗДАТЬ ТАБЛИЦУ В EXCEL: ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Уже известен простейший способ создания таблиц. Но в Excel есть более удобный вариант (в плане дальнейшего форматирования я работаю с данными).

Сделаем «умный» стол (динамический:

• Перейдите на вкладку «Вставка» — инструмент «Таблица» (или нажмите сочетание клавиш CTRL + T).

• В открывшемся диалоговом окне укажите диапазон данных. Обратите внимание, что в таблице есть субтитры. Щелкните ОК. Ничего страшного, если сразу не угадаешь интервал. «Умный стол» мобильный, динамичный.

Примечание. Вы можете пойти другим путем: сначала выберите диапазон ячеек, затем нажмите кнопку «Таблица».

Теперь введите необходимые данные в готовый фрейм. Если требуется дополнительный столбец, поместите курсор в ячейку заголовка. Вводим название и нажимаем ENTER. Ассортимент расширится автоматически.

Если вам нужно увеличить количество строк, зацепите маркер автозаполнения в правом нижнем углу и перетащите его вниз.

Как подсчитать сумму с помощью функции «Автосумма»?

Как правило, для расчетов используется Excel, поэтому здесь вы можете очень легко вычислить сумму ячеек в столбце.

Чтобы рассчитать сумму, выберите ячейки, в которых вы хотите рассчитать сумму в столбце, затем щелкните значок «Автосумма», расположенный в заголовке программы. Итоговая сумма будет отображаться в том же столбце в строке ниже.

Использование функций Excel

Фактически, вы можете создать одну и ту же таблицу практически в любом текстовом или графическом редакторе, но такие решения не подходят для пользователей из-за отсутствия средств автоматизации. Поэтому большинство пользователей, задающих вопрос «Как научиться работать в Excel», хотят максимально упростить этот процесс и максимально использовать все встроенные инструменты. Основными средствами автоматизации являются функции, о которых речь пойдет ниже.

1. Если вы хотите объявить какую-либо функцию в ячейке (результат должен отображаться в поле), начните ввод со знака «=», затем напишите первый символ, обозначающий имя формулы. Список подходящих вариантов появится на экране, и нажатие клавиши TAB выбирает один из них и автоматически добавляет оставшиеся символы.

2. Обратите внимание, что краткое описание разработчиков отображается справа от имени выбранной функции, что позволяет понять ее назначение и выполняемое действие.

3. Если щелкнуть значок с функцией справа от поля ввода, на экране появится специальное окно «Вставить функцию», в котором вы сможете более подробно ознакомиться со всеми ними, получив полную список и помощь. Если вы выберете одну из функций, появится следующее окно редактирования с указанием аргументов и параметров. Это позволит избежать путаницы в правильном написании значений.

4. Взгляните на следующее изображение. Это пример простейшей функции, которая вычисляет сумму указанного диапазона ячеек или двух из них. В этом случае знак «:» означает, что все значения ячеек в указанном диапазоне соответствуют выражению и будут суммированы. Анализировать все формулы в одной статье нереально, поэтому прочтите официальную справку по каждой или найдите открытую информацию в сети.

5. Во вкладке с формулами вы можете найти формулу для групп, изменить параметры расчета или зависимости. В большинстве случаев это полезно только для продвинутых пользователей, поэтому отмечу лишь наличие такой вкладки с полезными инструментами.

Вставка диаграмм

Часто работа в Excel предполагает использование диаграмм в зависимости от составленной таблицы. Обычно это требуется студентам, готовящим конкретные проекты с расчетами в классе, но графики также используются в профессиональных областях. На этом сайте есть еще одна моя инструкция, специально посвященная построению графика из таблицы. Поможет разобраться во всех тонкостях этого дела и самостоятельно составить программу нужного типа.

Формулы деление/умножение

Помимо суммы в Excel есть функция деления, а также умножение. Вы можете ввести эти формулы аналогичным образом, выбрав соответствующее действие вместо СУММ.

Формулу деления в Excel можно ввести вручную:

• Данные отображаются и корректируются с помощью строки формул. После ввода числовых значений в таблицу активируйте необходимое поле для размещения результата и щелкните поле строки fx.

Щелкните ячейку с кратным числом.