Как научиться работать в Microsoft Excel самостоятельно

Создание таблицы в Microsoft Excel

Конечно, в первую очередь нужно затронуть тему создания таблиц в Microsoft Excel, так как эти объекты являются базовыми, а вся остальная работа с функциями строится вокруг них. Запустите программу и создайте чистый лист, если вы еще этого не сделали. На экране появится черновик проекта со столбцами и строками. Столбцы являются буквенно-цифровыми, а строки — числовыми. Ячейки образуются их комбинацией, то есть A1 — это ячейка, расположенная под первым номером в столбце группы A. Не должно возникнуть проблем с тем, чтобы это выяснить.

Взгляните на скриншот выше. Вы можете задать любое имя столбцам, введя данные в ячейки. Так формируется таблица. Если не установить лимит, он будет бесконечным. Если вам нужно создать выбранную таблицу, которую можно будет редактировать, копировать и связывать с другими листами в будущем, перейдите на вкладку «Вставка» и выберите вариант вставки таблицы.

Задайте необходимую область, удерживая левую кнопку мыши и перетаскивая курсор на необходимое расстояние, отмечая, какие ячейки попадают в пунктирную линию. Если вы уже понимаете названия ячеек, вы можете сами заполнить данные в поле местоположения. Однако необходимо вводить дополнительные символы, с которыми новички часто не знакомы, поэтому предлагаемый метод проще придерживаться. Нажмите «ОК», чтобы завершить создание таблицы.

На листе вы сразу увидите сгенерированную таблицу с группировками столбцов, которые можно свернуть, если их отображение в данный момент не требуется. Видно, что стол имеет свой дизайн и четко очерченные края. В будущем может потребоваться увеличить или уменьшить таблицу, чтобы ее параметры можно было изменить на вкладке «Дизайн».

Обратите внимание на функцию быстрых стилей, которая находится на той же вкладке. Он предназначен для изменения внешнего вида стола, цветов. Разверните список доступных тем и выберите одну или начните создавать свою, что будет несложно понять.

Основные элементы редактирования

Работа только в Excel означает использование встроенных элементов редактирования, которые наверняка пригодятся при создании таблиц. Мы не будем на них останавливаться, так как большинство предлагаемых инструментов знакомы любому пользователю, который хоть раз сталкивался с подобными элементами в одном и том же текстовом редакторе Microsoft.

На вкладке «Главная» вы увидите все упомянутые инструменты. С их помощью вы можете управлять буфером обмена, изменять шрифт и его формат, использовать выравнивание текста, удалять лишние десятичные знаки в числах, применять стили ячеек и сортировать данные через раздел «Редактировать».

Изменение деления, используемого при импорте текстового файла

То, как вы меняете галочку при импорте, зависит от того, как вы импортируете текст.

• Если вы используете Получить и преобразовать данные> Из текста / CSV, после выбора текстового файла и нажатия кнопки «Импорт» выберите шрифт, который вы хотите использовать, в списке…. Вы можете сразу увидеть новую опцию в предварительном просмотре данных чтобы убедиться, что вы выбрали нужный вариант, прежде чем продолжить.

• Если вы импортируете текстовый файл с помощью мастера импорта текста, вы можете отредактировать его на шаге 2 мастера импорта текста. На этом шаге вы также можете изменить способ обработки последовательных разделителей (например, последовательных кавычек).

  Для получения дополнительной информации о различных параметрах и дополнительных параметрах см. Мастер импорта текста.

Изменение стандартного разных списков для сохранения файлов в виде текста (CSV- или CSV-файла) в Excel

Если при сохранении в окне CSV вы хотите использовать точку с запятой по умолчанию, но для этого вам нужно ограничиться Excel, измените десятичную точку. В этом случае Excel будет использовать для этого двоеточие. Конечно, это также изменит способ отображения десятичных чисел, поэтому также подумайте об изменении разделителя для тысяч, чтобы сузить путаницу.

1. Очистите Параметры Excel> Дополнительно> Параметры редактирования> Использовать системные интервалы.

2. Для десятичной точки установите десятичную точку (запятую).

3. Установите конструктор на 1000. (точка).

Как преобразовать текст в число

Часто, когда в таблицу добавляются новые числовые данные, они по умолчанию преобразуются в текст. В результате вычисления и формулы не работают. В Excel сразу видно, как форматируются значения: числа выравниваются по правому краю, текст выравнивается по левому краю.

Когда рядом со значением (в верхнем левом углу) стоит зеленый треугольник, это означает, что где-то была сделана ошибка. Есть несколько простых способов конвертировать:

1. Через меню «Ошибка». Если щелкнуть значение, слева появится восклицательный знак. Вам нужно навести на него курсор, щелкнуть правой кнопкой мыши. В открывшемся меню выберите опцию «Преобразовать в число».
2. Используя простое математическое действие: сложить / вычесть ноль, умножить / разделить на единицу и т.д. Но нужно сделать дополнительный столбик.
3. С добавлением особой пасты. В пустую ячейку напишите цифру 1 и скопируйте ее. Выделите диапазон с ошибками. Щелкните его правой кнопкой мыши и выберите в раскрывающемся меню «Специальная вставка». В открывшемся окне установите флажок «Умножить». Щелкните «ОК».
4. Использование функций VALUE (преобразует текстовый формат в числовой), TRIM (удаляет лишние пробелы), PRESS (удаляет непечатаемые символы).
5. Применение инструмента «Текст по столбцам» к значениям, находящимся в одном столбце. Вам нужно выделить все числовые элементы, во вкладке «Данные» найти указанный вариант. В открывшемся окне мастера нажмите дальше до 3-го шага — проверьте, какой формат указан, при необходимости — измените. Щелкните Готово».

Использование функций Excel

Фактически, вы можете создать одну и ту же таблицу практически в любом текстовом или графическом редакторе, но такие решения не подходят для пользователей из-за отсутствия средств автоматизации. Поэтому большинство пользователей, задающих вопрос «Как научиться работать в Excel», хотят максимально упростить этот процесс и максимально использовать все встроенные инструменты. Основными средствами автоматизации являются функции, о которых речь пойдет ниже.

1. Если вы хотите объявить какую-либо функцию в ячейке (результат должен отображаться в поле), начните ввод со знака «=», затем напишите первый символ, обозначающий имя формулы. Список подходящих вариантов появится на экране, и нажатие клавиши TAB выбирает один из них и автоматически добавляет оставшиеся символы.

2. Обратите внимание, что краткое описание разработчиков отображается справа от имени выбранной функции, что позволяет понять ее назначение и выполняемое действие.

3. Если щелкнуть значок с функцией справа от поля ввода, на экране появится специальное окно «Вставить функцию», в котором вы сможете более подробно ознакомиться со всеми ними, получив полную список и помощь. Если вы выберете одну из функций, появится следующее окно редактирования с указанием аргументов и параметров. Это позволит избежать путаницы в правильном написании значений.

4. Взгляните на следующее изображение. Это пример простейшей функции, которая вычисляет сумму указанного диапазона ячеек или двух из них. В этом случае знак «:» означает, что все значения ячеек в указанном диапазоне соответствуют выражению и будут суммированы. Анализировать все формулы в одной статье нереально, поэтому прочтите официальную справку по каждой или найдите открытую информацию в сети.

5. Во вкладке с формулами вы можете найти формулу для групп, изменить параметры расчета или зависимости. В большинстве случаев это полезно только для продвинутых пользователей, поэтому отмечу лишь наличие такой вкладки с полезными инструментами.

Вставка диаграмм

Часто работа в Excel предполагает использование диаграмм в зависимости от составленной таблицы. Обычно это требуется студентам, готовящим конкретные проекты с расчетами в классе, но графики также используются в профессиональных областях. На этом сайте есть еще одна моя инструкция, специально посвященная построению графика из таблицы. Поможет разобраться во всех тонкостях этого дела и самостоятельно составить программу нужного типа.

Как создать таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Уже известен простейший способ создания таблиц. Но в Excel есть более удобный вариант (в плане дальнейшего форматирования я работаю с данными).

Сделаем «умный» стол (динамический:

1. Перейдите на вкладку «Вставка» — инструмент «Таблица» (или нажмите сочетание клавиш CTRL + T).
2. В открывшемся диалоговом окне укажите диапазон данных. Обратите внимание, что в таблице есть субтитры. Щелкните ОК. Ничего страшного, если сразу не угадаешь интервал. «Умный стол» мобильный, динамичный.

Примечание. Вы можете пойти другим путем: сначала выберите диапазон ячеек, затем нажмите кнопку «Таблица».

Теперь введите необходимые данные в готовый фрейм. Если требуется дополнительный столбец, поместите курсор в ячейку заголовка. Вводим название и нажимаем ENTER. Ассортимент расширится автоматически.

Если вам нужно увеличить количество строк, зацепите маркер автозаполнения в правом нижнем углу и перетащите его вниз.

Элементы разметки страницы

Вкладка «Макет страницы» пригодится вам только в том случае, если лист, созданный в будущем, должен пойти на печать. Здесь вы найдете настройки страницы, сможете изменить ее размер, ориентацию, указать область печати и внести другие изменения. Большинство доступных инструментов подписаны, и проблем с их использованием не возникнет. Учтите, что при внесении изменений вы можете нажать комбинацию клавиш Ctrl + Z, если вдруг что-то сделали не так.

Изменение стандартного списка для новых текстовых файлов (влияет на все программы)

При сохранении книги в файл CSV запятая по умолчанию — это запятые разных списков. Вы можете изменить этот шрифт на другой, используя региональные настройки Windows.

Предупреждение: изменение настроек Windows вызовет глобальные изменения на вашем компьютере и повлияет на все приложения. Чтобы изменить разделитель только для Excel, см. Раздел Изменение стандартного деления в списке для сохранения файлов в виде текста (файл CSV или CSV) в Excel.

Windows 10 более ранние версии

1. В Microsoft Windows 10 щелкните правой кнопкой мыши кнопку «Пуск» и выберите параметры.

2. Нажмите кнопку & Языки и выберите регион на левой панели.

3. На главной панели в разделе «Региональные параметры» щелкните Дополнительные параметры даты, времени и региона.

4. В области выберите Изменить дату, время или числовой формат.

5. В диалоговом окне «Регион» на вкладке «Формат» нажмите кнопку «Дополнительные параметры.

6. В диалоговом окне «Настройка формата» на вкладке «Числа» введите символ, который нужно использовать в качестве нового, в поле «Разделитель списка».

7. Дважды щелкните ОК.

1. Нажмите кнопку «Пуск» и выберите «Панель управления.

2. В разделе Часы, язык и регион щелкните Изменить формат даты, времени и чисел.

3. В диалоговом окне «Регион» на вкладке «Формат» нажмите кнопку «Дополнительные параметры.

4. В диалоговом окне «Параметры формата» на вкладке «Числа» введите символ, который будет использоваться как новый, в поле «Список».

5. Дважды щелкните ОК.

Примечание. После изменения разделителя списка все программы на вашем компьютере будут использовать новый шрифт. Вы можете вернуть стандартный шрифт, выполнив те же действия.

Количество символов в ячейке в Excel

При работе с данными иногда нужно посчитать количество символов в конкретной ячейке. Делать это вручную неудобно, особенно когда много значений или содержимое меняется в зависимости от заданного условия. Для таких случаев используется функция DLSTR.

= DLSTR (ячейка_1)

Функция работает только с одним значением.

1. Выберите ячейку, в которой будет отображаться счетчик.
2. Установите формулу, указав ссылку на адрес конкретной ячейки.
3. Нажмите Ввод».
4. Распространите результат на другие строки или столбцы.

Вы можете посчитать общее количество символов:

1. Выделите все значения, на вкладке «Главная» на правой панели найдите инструмент «Сумма».
2. Щелкните по одноименной опции. Результат отображается рядом (ниже или рядом с выбранным диапазоном.

В разбросанных ячейках

В этом случае необходимо использовать DLSTR и суммирование:

1. Поместите курсор в желаемое положение.
2. Введите формулу = DLSTR (значение1) + DLSTR (значение2) + DLSTR (значение3) и т.д.
3. Нажмите Ввод».

Перенос текста в ячейке в Excel

Есть несколько способов перенести текст из одной ячейки в следующую строку:

1. Выберите ячейку и нажмите на опцию «Перенести…», расположенную на вкладке «Главная».
2. Щелкните правой кнопкой мыши выбранную ячейку, выберите в раскрывающемся меню «Форматировать…». В появившемся на экране окне перейдите на вкладку «Выравнивание», поставьте галочку в поле «Перенос по словам». Сохраните изменения, нажав «ОК».
3. При вводе перед определенным словом удерживайте комбинацию клавиш Alt + Enter: курсор переместится на новую строку.
4. С помощью функции СИМВОЛ (10). В этом случае вам нужно объединить текст во всех ячейках, и амперсанд «&» поможет вам в этом: = A1 & B1 & SYMBOL (10) & A2 & B2 & SYMBOL (10).
5. Кроме того, вместо оператора «&» можно использовать функцию СЦЕПИТЬ. Формула будет выглядеть так: = СЦЕПИТЬ (A2; «»; СИМВОЛ (10); B2; «»; C2; «»; D2; СИМВОЛ (10); E2; СИМВОЛ (10); F2).

Для разрывов строк, которые используют формулы для правильного отображения в книге, параметр разрыва строки должен быть включен на панели.

Какой бы метод ни был выбран, текст распределяется по всей ширине столбца. При изменении ширины данные автоматически восстанавливаются.

Объединение ячеек в Excel

Чтобы объединить ячейки в строке без потери данных, вы можете использовать знак «&» или функцию СЦЕПИТЬ (в более новых версиях — СОВМЕСТИТЬ).

= СЦЕПИТЬ (ячейка_1; «»; ячейка_2; «»; ячейка_3;» «)

Пустые кавычки («») — это пробелы. Без пробелов слова появятся одним куском. Вы можете использовать кавычки для добавления любых символов (. «O», «) и текста в формулу.

1. Поместите курсор туда, где будет отображаться готовое значение.
2. Напишите формулу.
3. Нажмите Ввод».

Вторая версия формулы также проста: = ячейка1 & «» & ячейка2 & «» & ячейка3.

Если результирующая строка содержит 32767 символов или более, отобразится ошибка # ЗНАЧ!.