Работа в эксель для чайников

12 простых приёмов для эффективной работы в Excel.

Все, что вы хотели знать, но боялись спросить.

Для непосвященного человека программа электронных таблиц Excel выглядит огромной, непонятной и потому пугающей. На самом деле это полезный инструмент, и если вы знаете небольшую хитрость, вы можете значительно сократить время на выполнение общих функций.

1. Быстро добавить новые данные в диаграмму:

Если для вашей диаграммы, уже построенной на листе, есть новые данные, которые необходимо добавить, вы можете просто выбрать диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C), а затем вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Эта функция была представлена ​​только в последней версии Excel 2013, но ее стоит обновить до новой версии раньше. Предположим, у вас есть список полных имен (Иванов Иван Иванович), которые вам нужно превратить в короткие имена (Иванов II.).

Чтобы выполнить такое преобразование, вам просто нужно начать рукописный ввод желаемого текста в соседнем столбце. Во второй или третьей строке Excel попытается предсказать наши действия и автоматически выполнит дальнейшую обработку. Все, что вам нужно сделать, это нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут мгновенно преобразованы.

Точно так же вы можете извлекать имена из писем, вставлять имена из сниппетов и т.д.

3. Скопировать без нарушения форматов

Скорее всего, вы знакомы с «волшебным» индикатором автозаполнения — тонким черным крестиком в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулы сразу в несколько ячеек. Однако есть неприятный нюанс: такая копия часто нарушает оформление таблицы, поскольку копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать, щелкнув смарт-тег, специальный значок, который появляется в правом нижнем углу скопированной области сразу после растягивания с черным крестиком.

Если вы выберете параметр «Заливка без форматирования», Microsoft Excel скопирует формулу без форматирования и не испортит макет.

4. Отображение данных из таблицы Excel на карте

В последней версии Excel 2013 появилась возможность быстро просматривать свои геоданные на интерактивной карте, например, продажи по городам и т.д. Для этого вам нужно перейти в Магазин Office на вкладке «Вставка» и установить оттуда плагин Bing Maps.

Это можно сделать по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку «Добавить». После добавления модуля вы можете выбрать его из раскрывающегося списка «Мои приложения» на вкладке «Вставка» и вставить его в свою электронную таблицу. Осталось выделить ячейки с данными и нажать кнопку Показать локации в форме карты, чтобы увидеть на ней наши данные.

При желании в настройках плагина вы можете выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

5. Быстрый переход к нужному листу

Появится оглавление, и вы сможете сразу перейти к любому желаемому листу.

Вы также можете создать оглавление с гиперссылкой на отдельном листе. Это немного сложнее, но зачастую дешевле.

6. Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-либо приходилось вручную перемещать ячейки из строк в столбцы, вы оцените следующий трюк:

1. Выделите диапазон.
2. Скопируйте его (Ctrl + C) или, щелкнув правой кнопкой мыши, выберите «Копировать» (Copy).
3. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, в которую вы хотите вставить данные, и выберите один из параметров «Специальная вставка»: значок «Транспонировать» в контекстном меню).

В более старых версиях Excel этого значка нет, но вы можете исправить это, используя Специальную вставку (Ctrl + Alt + V) и выбрав параметр «Транспонировать).

7. Выпадающий список в ячейке

Если в ячейку предполагается ввести строго определенные значения из разрешенного набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и т.д.), Это легко организовать с помощью список для спуска:

1. Выберите ячейку (или диапазон ячеек), для которой должно быть это ограничение.
2. Нажмите кнопку «Проверить» на вкладке «Данные — Проверка).
3. В раскрывающемся списке «Тип» (Разрешить) выберите вариант «Список).
4. В поле «Источник» (Source) укажите диапазон, содержащий ссылочные варианты элементов, которые впоследствии будут удаляться по мере ввода.

Продвинутые приемы из той же серии: раскрывающиеся меню с содержимым, связанные раскрывающиеся меню, раскрывающиеся меню с фотографиями и т.д.

8. «Умная» таблица

Если выбрать диапазон с данными и во вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Главная — Форматировать как таблицу), наш список будет преобразован в «умную» таблицу, которая (помимо модной полосатой раскраски) может делать много полезных вещей:

1. Автоматически растягивать при добавлении новых строк или столбцов.
2. Вставленные формулы будут автоматически скопированы во весь столбец.
3. Заголовок этой таблицы автоматически фиксируется при прокрутке и включает кнопки фильтров для фильтрации и сортировки.
4. На открывшейся вкладке «Дизайн» вы можете добавить в эту таблицу итоговую строку с автоматическим вычислением.

9. Спарклайны

Спарклайны — это миниатюрные диаграммы, нарисованные прямо в ячейках, которые отображают динамику наших данных. Чтобы создать их, нажмите кнопку «Строка» или «Столбцы» в группе «Спарклайн» на вкладке «Вставка». В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, в которых вы хотите отобразить спарклайны.

После нажатия кнопки «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На открывшейся вкладке «Дизайн» вы можете дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и т.д.

10. Восстановление несохранённых файлов

Пятница. Вечер. Долгожданное окончание эпатажной рабочей недели. Предвидя перерыв, вы закрываете отношения, которыми вы были заняты последнюю половину дня, и в поле «Сохранить изменения в файл?» что появляется внезапно по какой-то причине жмите «Нет».

Пустой офис объявляет ваш душераздирающий крик, но уже слишком поздно — последние несколько часов работы разошлись, и вместо приятного вечера с друзьями вам нужно восстановить то, что было потеряно.

Действительно, есть хорошие шансы исправить ситуацию. Если у вас есть Excel 2010, нажмите «Файл» — «Недавние» (File — Recent) и найдите кнопку «Восстановить несохраненные книги» в правом нижнем углу экрана. В Excel 2013 путь немного отличается: Файл — Подробности — Контроль версий — Файл — Свойства — Восстановить несохраненные книги. Из недр Microsoft Office откроется специальная папка, в которой сохраняются временные копии всех книг, созданных или отредактированных, но не сохраненных.

11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Очень часто при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти в них одинаковые или разные элементы. Самый быстрый и интуитивно понятный способ сделать это:

1. Выберите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
2. Выберите «Главная» — «Условное форматирование» — «Выделить правила для ячеек -« Повторяющиеся значения »на вкладке« Главная).
3. В раскрывающемся списке выберите вариант Уникальный.

КАК СОЗДАТЬ ТАБЛИЦУ В EXCEL ДЛЯ ЧАЙНИКОВ. Пошагово

Работа с электронными таблицами в Excel для чайников идет неспешно. Есть много способов создать таблицу, и для конкретных целей каждый метод имеет свои преимущества. Поэтому сначала визуально оценим ситуацию.

Внимательно посмотрите на электронную таблицу:

Это много ячеек в столбцах и строках. В основном таблица. Столбцы обозначены латинскими буквами. Строки — цифрами. Если мы распечатаем этот лист, мы получим пустую страницу. Без границ.

Сначала научимся работать с ячейками, строками и столбцами.

Видео на тему: Excel для начинающих

Как выделить столбец и строку

Чтобы выделить весь столбец, нажмите на его название (латинскую букву) левой кнопкой мыши.

Для выбора строки — по названию строки (по номеру).

Чтобы выбрать несколько столбцов или строк, щелкните имя левой кнопкой мыши, удерживайте и перетащите.

Чтобы выбрать столбец с помощью горячих клавиш, поместите курсор в любую ячейку нужного столбца — нажмите Ctrl + Пробел. Для выделения строки — Shift + Пробел.

Видео на тему: ТОП 15 лучших трюков Excel

Как изменить границы ячеек

Если при заполнении таблицы информация не умещается, необходимо изменить границы ячеек:

• Перемещайтесь вручную, щелкая границу ячейки левой кнопкой мыши.

• Когда в ячейке написано длинное слово, дважды щелкните границу столбца / строки. Программа автоматически расширит границы.

• Если вам нужно сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, используйте кнопку «Вернуться» на панели инструментов.

Чтобы изменить ширину столбца и высоту строки одновременно в определенном диапазоне, выберите область, увеличьте 1 столбец / строку (переместите ее вручную) — размер всех выбранных столбцов и строк изменится автоматически.

Примечание. Чтобы вернуться к предыдущему размеру, вы можете нажать кнопку «Отменить» или сочетание клавиш CTRL + Z. Но это работает, когда вы делаете это сразу. Позже это не поможет.

Чтобы вернуть линиям исходные границы, откройте меню инструментов: «Главная» — «Формат» и выберите «Настроить высоту линии»

Этот метод не актуален для столбцов. Нажмите «Формат» — «Ширина по умолчанию». Вспомним эту цифру. Выберите любую ячейку в столбце, границы которой нужно «вернуть». Снова «Формат» — «Ширина столбца» — вводим показатель, заданный программой (как правило, это 8,43 — количество знаков в шрифте Calibri размером 11 пунктов). OK.

Как вставить столбец или строку

Выберите столбец / строку справа / ниже, куда вы хотите вставить новый диапазон. То есть столбец появится слева от выбранной ячейки. И линия выше.

Нажмите правую кнопку мыши — в выпадающем меню выберите «Вставить» (или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL + SHIFT+»=»).

Отмечаем «столбик» и нажимаем ОК.

Совет. Чтобы быстро вставить столбец, выберите столбец в нужном месте и нажмите CTRL + SHIFT+»=».

Все эти навыки пригодятся при создании электронной таблицы в Excel. Придется расширять границы, добавлять строки / столбцы по мере работы.

Нумерация ячеек и строк

Есть несколько способов автоматической нумерации строк в Excel. Самый простой из них — перетащить пользовательский индикатор.

В Excel вы можете нумеровать ячейки следующим образом:

• Введите (два) числовых значения в соответствующие ячейки по порядку.

Также вы можете установить порядок четных чисел. Для этого в эти ячейки вставляются значения «2» и «4» (при перетаскивании маркера последующие ячейки будут заполнены числами «6», «8» и так далее).

Также вы можете писать числа в ячейках, расположенных в соседних столбцах. Затем перетащите маркер вдоль линии, заполняя ее

Раздел 5: Продвинутая работа с формулами в Excel

Основные элементы редактирования

Работа только в Excel означает использование встроенных элементов редактирования, которые наверняка пригодятся при создании таблиц. Мы не будем на них останавливаться, так как большинство предлагаемых инструментов знакомы любому пользователю, который хоть раз сталкивался с подобными элементами в одном и том же текстовом редакторе Microsoft.

На вкладке «Главная» вы увидите все упомянутые инструменты. С их помощью вы можете управлять буфером обмена, изменять шрифт и его формат, использовать выравнивание текста, удалять лишние десятичные знаки в числах, применять стили ячеек и сортировать данные через раздел «Редактировать».

Элементы разметки страницы

Вкладка «Макет страницы» пригодится вам только в том случае, если лист, созданный в будущем, должен пойти на печать. Здесь вы найдете настройки страницы, сможете изменить ее размер, ориентацию, указать область печати и внести другие изменения. Большинство доступных инструментов подписаны, и проблем с их использованием не возникнет. Учтите, что при внесении изменений вы можете нажать комбинацию клавиш Ctrl + Z, если вдруг что-то сделали не так.

Пошаговое создание таблицы с формулами

• Заполняем вручную шапку — названия столбцов. Вводим данные — заполняем строки. Полученные знания сразу применяем на практике: расширяем границы столбцов, «подбираем» высоту строк.

• Чтобы заполнить столбец «Стоимость», поместите курсор в первую ячейку. Пишем «=». Итак, мы отправляем отчет в Excel — здесь будет формула. Выберите ячейку B2 (с первой ценой). Введите знак умножения (*). Выберите ячейку C2 (с количеством). Жмем ENTER.

• Когда мы перемещаем курсор в ячейку с формулой, в правом нижнем углу сформируется крестик. Наведите указатель мыши на маркер автозаполнения. Берем его левой кнопкой мыши и перетаскиваем в конец столбца. Формула будет скопирована во все ячейки.

• Размечаем края нашего стола. Выберите диапазон данных. Нажмите кнопку: «Главная» — «Границы» (на главной странице в меню «Шрифт»). И выберите «Все края».

Края столбцов и строк теперь будут видны при печати.

Используя меню «Шрифт», вы можете форматировать данные в электронной таблице Excel, как в Word.

Измените, например, размер шрифта, сделайте заголовок «жирным». Вы можете установить текст по центру, назначить расстановку переносов и т.д.

Использование функций Excel

Фактически, вы можете создать одну и ту же таблицу практически в любом текстовом или графическом редакторе, но такие решения не подходят для пользователей из-за отсутствия средств автоматизации. Поэтому большинство пользователей, задающих вопрос «Как научиться работать в Excel», хотят максимально упростить этот процесс и максимально использовать все встроенные инструменты. Основными средствами автоматизации являются функции, о которых речь пойдет ниже.

1. Если вы хотите объявить какую-либо функцию в ячейке (результат должен отображаться в поле), начните ввод со знака «=», затем напишите первый символ, обозначающий имя формулы. Список подходящих вариантов появится на экране, и нажатие клавиши TAB выбирает один из них и автоматически добавляет оставшиеся символы.

2. Обратите внимание, что краткое описание разработчиков отображается справа от имени выбранной функции, что позволяет понять ее назначение и выполняемое действие.

3. Если щелкнуть значок с функцией справа от поля ввода, на экране появится специальное окно «Вставить функцию», в котором вы сможете более подробно ознакомиться со всеми ними, получив полную список и помощь. Если вы выберете одну из функций, появится следующее окно редактирования с указанием аргументов и параметров. Это позволит избежать путаницы в правильном написании значений.

4. Взгляните на следующее изображение. Это пример простейшей функции, которая вычисляет сумму указанного диапазона ячеек или двух из них. В этом случае знак «:» означает, что все значения ячеек в указанном диапазоне соответствуют выражению и будут суммированы. Анализировать все формулы в одной статье нереально, поэтому прочтите официальную справку по каждой или найдите открытую информацию в сети.

5. Во вкладке с формулами вы можете найти формулу для групп, изменить параметры расчета или зависимости. В большинстве случаев это полезно только для продвинутых пользователей, поэтому отмечу лишь наличие такой вкладки с полезными инструментами.

Работа с формулами суммирования

Программа предлагает возможность выполнять математические операции с ячейками. Для этого просто введите формулу в таблицу Excel в ранее упомянутой строке формул.

Давайте посмотрим на некоторые формулы Excel с примерами. В этом случае будут произведены элементарные математические манипуляции с числами.

Вы можете создать формулу в Excel для суммирования ячеек следующим образом:

• Заполните таблицу данными.

Появится окно формулы, отражающее имена крайних ячеек.

Функция в Excel больше или равно сравнивает числа, которые могут быть больше или равны определенному параметру. Другими словами, сложение чисел выполняется с определенным условием.

Для этого воспользуйтесь меню «Данные» и командой «Фильтр»

Работа с лишними пробелами

Когда вы вставляете числовые значения из другого документа путем копирования, в ячейках появляются дополнительные пробелы.

Это проявляется в форматировании: числа с пробелами программа воспринимает как текст

Следовательно, выравнивание будет выровнено по левому краю.

Вы можете удалить пробелы в ячейках Excel следующим образом:

Перейдите на вкладку «Главная».

Рекомендуется сразу выделить весь диапазон ячеек и ввести скопированное пространство в появившемся меню. Затем нажмите «Заменить все».

Формулы деления / умножения

Помимо суммы в Excel есть функция деления, а также умножение. Вы можете ввести эти формулы аналогичным образом, выбрав соответствующее действие вместо СУММ.

Формулу деления в Excel можно ввести вручную:

• Данные отображаются и корректируются с помощью строки формул. После ввода числовых значений в таблицу активируйте необходимое поле для размещения результата и щелкните поле строки fx.

Щелкните ячейку с кратным числом.

КАК СОЗДАТЬ ТАБЛИЦУ В EXCEL: ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Уже известен простейший способ создания таблиц. Но в Excel есть более удобный вариант (в плане дальнейшего форматирования я работаю с данными).

Сделаем «умный» стол (динамический:

• Перейдите на вкладку «Вставка» — инструмент «Таблица» (или нажмите сочетание клавиш CTRL + T).

• В открывшемся диалоговом окне укажите диапазон данных. Обратите внимание, что в таблице есть субтитры. Щелкните ОК. Ничего страшного, если сразу не угадаешь интервал. «Умный стол» мобильный, динамичный.

Примечание. Вы можете пойти другим путем: сначала выберите диапазон ячеек, затем нажмите кнопку «Таблица».

Теперь введите необходимые данные в готовый фрейм. Если требуется дополнительный столбец, поместите курсор в ячейку заголовка. Вводим название и нажимаем ENTER. Ассортимент расширится автоматически.

Если вам нужно увеличить количество строк, зацепите маркер автозаполнения в правом нижнем углу и перетащите его вниз.

Вставка диаграмм

Часто работа в Excel предполагает использование диаграмм в зависимости от составленной таблицы. Обычно это требуется студентам, готовящим конкретные проекты с расчетами в классе, но графики также используются в профессиональных областях. На этом сайте есть еще одна моя инструкция, специально посвященная построению графика из таблицы. Поможет разобраться во всех тонкостях этого дела и самостоятельно составить программу нужного типа.