Вставка формулы в Excel — пошаговая инструкция и несколько способов

Окно вставки функции

Некоторые пользователи боятся работать в Excel только потому, что не понимают, как именно устроены функции и как их нужно составлять, потому что у каждого есть свои особые аргументы и нюансы написания. Это упрощает задачу иметь окно для входа в функцию, в котором все сделано в понятной форме.

1. Для его вызова нажмите кнопку с изображением функции на панели ввода данных в ячейке.

2. В нем воспользуйтесь функцией поиска, просмотрите только определенные категории или выберите подходящую из списка. Когда вы выбираете функцию левой кнопкой мыши, на экране отображается текст о ее назначении, что не перепутает.

3. После того, как вы сделали свой выбор, пора приступить к обсуждениям. Они разные для каждой функции, так как выполняются совершенно разные задачи. На следующем снимке экрана вы можете увидеть аргументы суммы, которые представляют собой два числа, которые нужно сложить.

4. После того, как вы введете функцию в ячейку, она появится в стандартном представлении и по-прежнему будет доступна для редактирования.

Используем вкладку с формулами

В Excel есть отдельная вкладка, на которой находится вся библиотека формул. Вы можете использовать его, чтобы быстро найти и вставить нужную функцию, и то же окно, о котором говорилось выше, откроется для редактирования. Просто перейдите на вкладку с соответствующим названием и откройте одну из категорий, чтобы выбрать функцию.

Как видите, их названия тематические, что позволит не растеряться и сразу визуализировать нужный тип формул. Выберите подходящий из списка и дважды щелкните по нему левой кнопкой мыши, чтобы добавить его в таблицу.

Начните стандартное редактирование через окно аргументов функции. Кстати, здесь также есть описания, которые помогут вам быстро понять, как работает тот или иной инструмент. Также ниже приведены доступные значения, которые можно использовать для работы с выбранной формулой.

Ручная вставка формулы в Excel

Опытные пользователи, которые работают в Excel каждый день, предпочитают вводить формулы вручную, потому что это самый быстрый способ сделать это. Они запоминают синтаксис и каждый аргумент, что не только ускоряет процесс, но и делает его более гибким, потому что при использовании окна с аргументами довольно сложно написать большую цепочку сравнений, сумм и других математических операций.

Чтобы начать запись, выберите ячейку и убедитесь, что вы ввели знак =, затем начните вводить имя формулы и выберите ее из списка.

Итак, начните писать темы, в которых помогут подсказки. По большей части они нужны, чтобы не запутаться в последовательности и разделителях.

По завершении нажмите Enter, чтобы завершить создание формулы. Если все написано правильно и программе удается вычислить результат, он отобразится в выбранной ячейке. В случае возникновения ошибки вы можете прочитать текст, чтобы найти решение.

Редактирование формул при помощи Мастера

После нажатия кнопки ОК и ввода формулы на странице очень легко снова вызвать мастер, чтобы внести изменения. Для этого выберите ячейку с формулой (если она еще не выбрана) и снова нажмите кнопку «Fx» на панели инструментов, как показано выше. В открывшемся окне Мастера внесите необходимые изменения (значение аргументов, добавление новых аргументов) и подтвердите их кнопкой ОК.

Обратите внимание, что таким образом вы можете редактировать уже выбранную формулу, но не менять ее на другую. Чтобы заменить одно выражение другим, повторите вставку (для сложных составных формул внесите изменения вручную).

Если у вас все еще есть вопросы по использованию мастера, посмотрите видеоурок. Вы также можете узнать, как работать в Excel, используя специализированный обучающий видеокурс по этой программе (вы можете узнать об учебной программе и образцах уроков здесь).

Шаг 3: заполнение аргументов функции

В следующем окне вам нужно вставить аргументы (один или несколько), список и тип которых зависят от выбранной функции.

Рассмотрим пример «СРЕДНЕГО» (для вычисления среднего арифметического), работающего с числовыми данными.

Поле напротив аргумента можно заполнить вручную, введя определенное число (или несколько числовых значений, разделенных точкой с запятой) с помощью клавиш клавиатуры.

В качестве альтернативы вы можете предоставить ссылку на ячейку или диапазон ячеек, содержащих числа.

Здесь возможны два варианта: это можно сделать вручную (т.е с помощью клавиатуры) или с помощью мыши. Последний вариант более удобен — мы просто нажимаем на нужный элемент в самой таблице, находясь в поле напротив необходимого аргумента.

возможна комбинация способов заполнения значений аргументов, и вы можете переключаться между ними, щелкая мышью внутри необходимого поля или нажимая клавишу Tab.

Примечания:

• В нижней части окна находится описание функции, а также комментарии / советы, как правильно заполнить ту или иную тему.
• Иногда количество тем может увеличиваться. Например, как в нашем случае с функцией «МЕДИА». По умолчанию есть только два аргумента, но если мы перейдем к заполнению второго, будет добавлен третий и так далее
• Принцип заполнения текстовыми данными в других функциях, где это предполагается, аналогичен рассмотренному выше: либо мы указываем конкретные значения, либо ссылки на ячейки или диапазоны ячеек.

Создание функции с несколькими аргументами

Теперь мы узнаем, как создавать функции с несколькими переменными и в то же время создавать функцию, достаточно полезную для работы. Наверняка у всех была похожая задача. Из ячейки нужно извлечь полное имя, например только имя или отчество. Можно обойтись рядом стандартных функций, но это сложно. Подобно функциям рабочего листа, вы можете создавать в VBA функции, которые принимают несколько аргументов.

Следующий код создаст функцию, которая извлечет текст до указанного разделителя. Он принимает два аргумента: ссылку на ячейку с текстовой строкой и разделитель.

Слово функции (текст в виде строки, длинное число) В виде строки Dim splt As Variant splt = Divide (text, «») Word = splt (Number — 1) End Function

Когда вам нужно использовать более одного аргумента в функции, вам нужно перечислить их все в круглых скобках, разделенных запятыми. Обратите внимание, что тип данных можно указать для каждого аргумента. В приведенном выше примере переменная Text была объявлена ​​как String (как текст), а переменная Number была объявлена ​​как Long (целое число). Если тип данных не указан, VBA предполагает, что тип данных — Variant — этот тип переменной меняет свой тип в зависимости от значения, но потребляет больше ресурсов.

При использовании функций на листе вы можете указать статическое значение в качестве аргументов или ссылаться на ячейки.

На изображении ниже, которое показывает, как работает наша функция, мы видим, что в качестве первого параметра (Текст) мы берем ссылку на ячейку, а в качестве второго аргумента мы вручную вводим число, хотя мы также можем ссылаться на ячейку.

Шаг №2: выбрать функцию

Диспетчер функций содержит большое количество формул, разделенных на 15 категорий. Инструменты поиска позволяют быстро найти нужный предмет среди множества. Поиск ведется по строке или по отдельным категориям. Вы должны изучить каждый из этих методов. В верхней части окна Менеджера находится строка «Искать функцию». Если вы знаете название нужной формулы, введите ее и нажмите «Найти». Все функции с названиями, похожими на написанное слово, появятся ниже.

Поиск по категории помогает, если вы не знаете название формулы в библиотеке Excel. Щелкните стрелку в правом конце строки «Категория» и выберите нужную группу функций по теме.

Перечисленные группы

Между названиями категорий есть другие строки. При выборе «Полный алфавитный список» отображается список всех функций библиотеки. Вариант 10 «Недавно использованные» помогает тем, кто часто выбирает для работы одни и те же формулы. Группа совместимости — это список формул из предыдущих версий программы.

Если нужная функция находится в категории, щелкните по ней левой кнопкой мыши, линия станет синей. Убедитесь, что вы сделали правильный выбор, и нажмите «ОК» в окне или «Ввод» на клавиатуре.

Шаг 2: выбор функции

Итак, независимо от того, какой из вышеперечисленных методов был выбран, перед нами появится окно функции мастера (Insert function). Он состоит из следующих элементов:

1. Вверху есть поле для поиска конкретной функции. Все, что мы делаем, это вводим имя (например, «суммы») и нажимаем «Найти». Результаты будут отображены в поле под надписью «Выберите функцию”.
   
2. Параметр «Категория». Щелкаем по текущему значению и в выпадающем списке выбираем категорию, к которой принадлежит наша функция (например «Математика”).
   
   Всего доступно 15 опций:
   • финансовые;
   • дата и время;
   • математический;
   • статистический;
   • ссылки и массивы;
   • работа с базой данных;
   • текст;
   • логические;
   • проверить свойства и значения;
   • инженерия;
   • аналитический;
   • совместимость;
   • интернет.
   • У нас также есть возможность просмотреть 10 недавно использованных функций или представить все доступные операторы в алфавитном порядке без категоризации.
     
     Примечание. «Совместимость» — это категория, в которую входят функции из предыдущих версий программы (и у них уже есть современные аналоги). Это было сделано для сохранения совместимости и функциональности документов, созданных в устаревших версиях Excel.
     
3. После установки категории остается только определить функцию в поле «Выбрать функцию» (выбрать ее, щелкнув левой кнопкой мыши). Когда все будет готово, нажмите кнопку ОК (или Enter).
   

Указание аргументов формулы в Мастере функций Excel

На втором этапе необходимо указать аргументы (параметры) выбранной формулы, если они есть (в подавляющем большинстве случаев). Поскольку формулы разные, аргументы также разные, поэтому на этом шаге внешний вид окна мастера будет зависеть от выбранной вами формулы.

На следующем снимке экрана показан пример указания аргументов формулы для вычисления среднего значения чисел. Для указания каждого аргумента используется отдельное поле ввода.

В полях для ввода аргументов справа есть кнопка, предназначенная для сворачивания окна мастера. Когда вы щелкаете по нему, остается только небольшое окно с полем ввода для текущей темы, поэтому окно не закрывает содержимое листа. Включив этот режим, удобно переключаться между листами книги Excel для выбора тем (ячеек), которые находятся на другом листе электронной таблицы.

Виды аргументов формул

В качестве аргументов формул в мастере функций вы можете указать:

• Простые значения, вводимые с клавиатуры (числа, текст);
• Сотовые адреса;
• Диапазоны ячеек;
• Имена переменных;

Вы также можете указать другие функции в качестве аргументов, но лучше всего это сделать вручную в строке формул.

Не забудьте обратить внимание на тип аргументов, которые принимает формула, которую вы хотите.

адреса отдельных ячеек, как и диапазоны ячеек в Мастере формул, лучше не писать вручную, а выбирать щелчком мыши. Это избавит вас от ошибок и сократит время ввода формулы. Обратите внимание, что когда вы выбираете диапазон, окно мастера автоматически сворачивается, а после завершения выбора оно снова расширяется.

Когда вы закончите ввод аргументов, нажмите OK, чтобы вставить формулу в ячейку.

Шаг №3: заполнить аргументы

На экране появится окно для регистрации аргументов функции. Количество пустых строк и тип каждого аргумента зависят от сложности выбранной формулы. Разберем этап на примере логической функции «ЕСЛИ». Вы можете добавить значение темы в письменной форме с помощью клавиатуры. Введите желаемое число или другой тип информации в строку. Программа также позволяет выбирать ячейки, содержание которых станет темой. Есть два способа сделать это:

1. Введите имя ячейки в строку. Вариант неудобный по сравнению со вторым.
2. Щелкните нужную ячейку левой кнопкой мыши, по краю появится пунктирный контур. Между именами ячеек можно вставлять математические символы, это делается вручную.

Чтобы указать диапазон ячеек, зажмите крайнюю ячейку и перетащите ее в сторону. Движущийся пунктирный контур должен охватывать все нужные ячейки. Вы можете быстро переключаться между строками тем с помощью клавиши Tab.

Элементы интерфейса, используемые при выборе аргументов

Иногда количество аргументов растет само по себе, поэтому не стоит пугаться, потому что это связано со значением конкретной функции. Это часто случается при использовании математических формул Менеджера. Аргумент не обязательно должен быть числом — существуют текстовые функции, в которых части выражения выражаются словами или фразами.